Huishoudelijk reglement 2024

Huishoudelijk reglement
Letsgroep VrouwHolle Begijnendijk/Aarschot 

1. Doelstelling

VrouwHolle is een groep mensen uit Begijnendijk, Aarschot en omstreken, die met elkaar hun diensten, goederen en/of kennis willen uitwisselen. Dit gebeurt op een niet winstgevende basis, maar volgens een bepaald waardesysteem (zie verder). Het is dus niet de bedoeling onmiddellijk persoonlijk voordeel te verwerven uit het systeem, wat VrouwHolle in het gelijknamige sprookje voldoende geïllustreerd heeft. 

De voordelen waarmee VrouwHolle ons mogelijk zou kunnen bedelen zijn de volgende:

• een hecht sociaal netwerk;

• een sterkere weerbaarheid (minder afhankelijkheid) en verhogen van onderlinge solidariteit;

• een betere kennis, bewustzijn en toepassing van een aantal principes op het vlak van ecologie, sociale rechtvaardigheid,... 

2. Het triumviraat

In 2012 werd besloten om een triumviraat op te richten. Hierin zetelen drie leden die elk voor drie jaar een deel van de administratieve, organisatorische en andere taken op zich nemen. Elk jaar verlaat de langstzittende het triumviraat en wordt vervangen door een ander lid van de Letsgroep. Nieuwe leden worden door de halfjaarlijkse vergadering goedgekeurd. Indien iemand vroegtijdig het triumviraat verlaat kan het triumviraat tijdelijk iemand aanwijzen als vervanger totdat een volgende halfjaarlijkse vergadering iemand aanduidt.

Vragen en/of opmerkingen kunnen steeds aan hen gericht worden via: 

Vrouw.holle@letsvlaanderen.be

Zelf gebruiken zij dit e-mailadres om informatie en mededelingen aan de groep te versturen onder de naam ’t Schrijverke. 

3. Lidmaatschap

Men kan lid worden van VrouwHolle als persoon of als groep van personen (bijv. gezin, met eventueel hun meerderjarige leden).
Ieder lid kiest zelf een naam. Bij het toetreden tot VrouwHolle wordt deze spelnaam gebruikt voor LetsC (zie verder). Deze wordt gehanteerd in alle publicaties en openbare contacten die met de Letsgroep te maken hebben. 

De leden zeggen toe het systeem niet te verlaten met een saldo lager dan 0 pIuimpjes. Ieder lid is zelf verantwoordelijk m.b.t. eventuele belastingplichten voortvloeiend uit dienstverlening binnen het LETS lidmaatschap. Diensten binnen de beroepsactiviteit (of als bijberoep geleverd) kunnen enkel als zij op niet regelmatige basis worden geleverd of mits het LETSlid zelf de belasting, sociale bijdrage en BTW-verplichtingen nakomt.

Nieuwe leden 

Via het triumviraat of via LetsC  worden nieuwe leden op de hoogte gebracht van het huishoudelijk reglement en de algemene werking van VrouwHolle. Zij worden gesteund en begeleid door een meter of peter gedurende minstens een half jaar. 

Communicatie 

In LetsC  kan veel opgezocht worden, vraag en aanbod, contactgegevens,... (zie verder). Voor dringende communicatie met betrekking tot een vraag worden e-mail of telefoon gebruikt. 

Er is een Facebook account. Deze dient enkel om ervaringen uit te wisselen en sociaal contact tussen de leden te onderhouden. Er dient rekening mee gehouden te worden dat niet iedereen een Facebook account heeft of volgt en dat de privacy van de andere leden niet geschonden wordt. Er worden dus geen aankondigingen of oproepen via deze weg verstuurd, en foto’s en andere informatie mogen enkel zichtbaar zijn voor leden. Iemand van het triumviraat kijkt regelmatig mee en onderneemt actie indien nodig. 

Gedragscode

VrouwHolle-leden corresponderen met elkaar op een respectvolle manier.

Het groepsmailverkeer dient enkel om LETS interacties (vraag/aanbod) of passende, interessante LETS- of aanverwante activiteiten/evenementen aan te kondigen die rechtstreeks met de LETS-groep te maken hebben. Dit om het mailverkeer binnen de perken te houden en zo weinig mogelijk als belastend over te komen. 

Bij inbreuken hierop worden betreffende letsleden hiervan individueel op de hoogte gebracht en verzocht zich aan de regels te houden.

4. Actie! 

De leden kunnen in LetsC het aanbod van alle leden van VrouwHolle raadplegen. E-mail wordt aanbevolen om vragen of acties naar de groep te communiceren, en telefoon om dringende afspraken te maken.
De contactgegevens van alle leden zijn terug te vinden in LetsC. 

Ieder lid is vrij om op een aanbod in te gaan. 

De leden komen – best vooraf – tot een onderling akkoord over de uit te voeren actie en de waardering hiervoor. Het is mogelijk om via het systeem zowel goederen, diensten als kennis ter beschikking te stellen. 

Waardering 

Het waardesysteem van VrouwHolle bestaat uit pluimpjes; 1 uur komt overeen met 30 pluimpjes. Alle Letstransacties gebeuren in pluimpjes, doch onkosten mogen aangerekend worden in Euro (aankoop voeding, aankoop materialen, energie, slijtage, schade,...). Deze kunnen uitzonderlijk ook in pluimen omgerekend worden a rato van 3 pluimpjes per Euro.

Men kan/mag niet meer dan +800 of minder dan -800 pluimpjes hebben. Nieuwe leden starten met 0 pluimpjes. 

Enkel de waarderende partij kan beslissen over een verhoging van zijn waardering en de actieve partij van een verlaging van de afgesproken waardering. Het is in elk geval raadzaam om vooraf duidelijke afspraken te maken over de geleverde prestaties. 

Transacties 

Alle transacties kunnen in LetsC uitgevoerd en geconsulteerd worden.
Men houdt zich aan de afgesproken waardering en deze wordt dan ook ten laatste een week na de actie via LetsC in orde gebracht. Het is de vragende partij die de transactie inbrengt en pluimpjes uitschrijft aan degene die de dienst geleverd heeft. 

5. LetsC:  het LETS IT-programma

In LetsC kunnen we alle transacties van VrouwHolle uitvoeren en tevens gegevens raadplegen. Het is een administratieve ondersteuning voor alle activiteiten. 

Het systeem wordt aan elk nieuw lid uitgelegd. Vragen kunnen steeds aan het triumviraat gericht worden. 

Elk lid kan onder zijn Letsnaam:

• zijn contactgegevens up-to-date houden en een aanbod registreren;

• transacties uitvoeren;

• (contact)gegevens van andere leden raadplegen;

• pluimpjesstanden van andere leden bekijken;

• het aanbod van andere leden raadplegen;

• uitgevoerde transacties van de groep bekijken.

6. Salongo

Elk eerste weekend van de maand wordt een Salongo (Congolees woord om gemeenschapsactiviteit aan te duiden, in ons geval: gemeenschappelijke klus) opgezet bij iemand thuis.
Op de agenda van de website kan men raadplegen wie de volgende Salongo gaat organiseren.

De organisator stuurt – via e-mail, en minstens een week op voorhand – aan alle leden een lijst van de uit te voeren werken. De Salongo activiteit wordt afgesloten met een eenvoudige maaltijd (après-Salongo genoemd). Iedereen die meewerkt wordt in pluimpjes beloond.

• Gedurende de Salongo werkzaamheden wordt een pauze van 30 minuten voorzien, niet meegeteld als werk; 

• Niet Salongo deelnemers zijn welkom bij de après-Salongo, maar betalen een bijdrage tussen 10 à 30 pluimpjes, afhankelijk van de leeftijd en de maaltijd;

• Kinderen zijn enkel welkom als de organisator van de Salongo hiervoor toestemming geeft en als iemand zich aanbied als ‘babysit’. Gepaste activiteiten kunnen – in samenspraak met de organisator – voorzien worden. De kinderen moeten gedurende de Salongo onder de hoede blijven van de ‘babysit’. Deze laatste wordt met pluimpjes beloond door de ouders van de kinderen. 

Kinderen mogen niet deelnemen aan of in de buurt komen van gevaarlijke activiteiten. 

Een gouden regel is: maak vooraf duidelijke afspraken over aanwezigheid, acties en verloning.

7. kLETScafé

Vrije kLETScafés of thematische kLETScafés worden maandelijks (derde vrijdag of zaterdagavond van de maand) georganiseerd door een lid en vooraf rondgemaild. Leden die een kLETScafé willen organiseren richten zich tot het triumviraat.

8. Bijdragen

In het begin van elk kalenderjaar worden van de leden twee jaarlijkse bijdragen gevraagd:

• 7 Euro (tenzij een wijziging zich opdringt), waarvan 5 Euro dient voor de verzekering van de Letsactiviteiten en 2 Euro voor administratieve kosten (zoals de website, LetsC en het betaalsysteem voor het ledengeld).

• 30 pluimpjes voor de werking van het triumviraat en mogelijk het organiseren van gemeenschappelijke acties.

De vereniging kan beslissen om deze verplichte bijdrage evt. uit te breiden voor andere doeleinden en/of te verhogen.

9. Besluitvorming 

De belangrijkste beslissingen worden genomen op de halfjaarlijkse algemene vergadering. Elk lid probeert in de mate van het mogelijke vertegenwoordigd te zijn op deze vergadering, hetzij fysiek (hetgeen ook stemrecht geeft), hetzij via e-mail met suggesties en reacties. 

Verder kan wanneer nodig een beslissende vergadering samengeroepen worden met minstens 15% van de leden, mits aankondiging ervan via e-mail, met vermelding van de agendapunten, minstens veertien dagen op voorhand. 

De beslissingen van VrouwHolle worden zoveel mogelijk bij consensus door de groep genomen. (Er kan natuurlijk ook bij consensus beslist worden om een beslissing te laten afhangen van de uitslag van een stemming of referendum.) Wanneer na twee opeenvolgende bijeenkomsten waar het betreffende punt op de agenda stond, en na evt. andere in- of ontspanningen, niet tot een consensus kan gekomen worden, begeeft men zich naar de nooduitgang. 

NOODUITGANG:
Er wordt een uitvoerig verslag gemaakt van de verschillende argumenten en meningen in de discussie. Dit verslag wordt voorgelegd, evt. aangepast en dan goedgekeurd. Daarna volgt er een schriftelijke stemming onder de aanwezige leden (een stem per lid die minstens twee jaar actief is).

De beslissingen in verband met het reglement; de toetreding of schorsing van leden en het opheffen, splitsen of fusioneren van de vereniging vereisen een 3/4 meerderheid van de aanwezige leden. De overige beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid. 

In geval van hoogdringendheid kan het triumviraat beslissen om een lid tijdelijk op non-actief te zetten tot een volgende algemene vergadering zich over de kwestie buigt.

10. Aanpassingen van het reglement. 

Het reglement van VrouwHolle werd opgesteld door de startgroep, het werd aangepast na overleg met en goedkeuring van de groep begin 2013, het kan steeds aangepast worden indien nodig. Toetreding tot VrouwHolle betekent instemming met dit reglement. 

Bij wijziging zullen de leden hiervan op de hoogte worden gesteld.

aangepaste versie  April 2024